DECIMO

Cambiar el diseño de datos de una tabla dinámica

Después de crear una tabla dinámica y agregar los campos que desea analizar, puede cambiar el diseño de los datos facilitar la lectura y el análisis de la tabla dinámica. Simplemente elija un diseño de informe diferente para cambiar el diseño al instante.

1. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica para mostrar las Herramientas de tabla dinámica en la cinta de opciones.

2. Haga clic en Diseño > Diseño de informe.

3. Seleccione una de las tres opciones de formulario:

• Mostrar en forma compacta evita que los datos relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y minimiza la necesidad de desplazarse por ella. Este diseño se aplica automáticamente al crear una tabla dinámica.

Como se muestra en la imagen, los elementos de campos de áreas de filas diferentes están en una columna y se aplica una sangría a los elementos de diferentes campos (como TRIM1 y Canadá). Las etiquetas de filas ocupan menos espacio en forma compacta, lo que deja más espacio a datos numéricos. Se ven los botones Expandir yContraer para que pueda mostrar u ocultar los detalles.

• Mostrar en forma de esquema crea un esquema de los datos en la tabla dinámica.

Como se muestra en la imagen, los elementos se clasifican en una jerarquía a través de las columnas.

• Mostrar en formato tabular muestra todo en un formato de tabla, lo que facilita la copia de celdas a otra hoja de cálculo.

Como se muestra en la imagen, este diseño usa una columna por campo.

4. Si elige la forma de esquema o tabular, también puede hacer clic en Repetir todas las etiquetas de elementos en el menú Diseño de informe para mostrar etiquetas de elementos para cada elemento.

 SUGERENCIA    Después de aplicar el diseño que desea, puede aplicar un estilo o filas con bandas para cambiar el formato.

Cambiar la forma en que se muestran los subtotales y los totales generales

Para refinar aún más el diseño de los datos de la tabla dinámica, puede cambiar la forma en que se muestran los subtotales, los totales generales y los elementos.

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica para mostrarla.
2. En la pestaña Diseño, siga uno o varios de estos procedimientos:

• haga clic en Subtotales para cambiar la forma en que se mostrarán en grupos de datos.
• Haga clic en Totales generales para cambiar la manera en que se mostrarán en columnas y filas.
• haga clic en Filas en blanco para insertar una fila en blanco después de cada grupo en la tabla dinámica.

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CREAR UNA TABLA DINAMICA EN EXCEL

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente.  Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

El siguiente vídeo es un complemento al tema.

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La empresa Ecopetrol se encuentra en proceso de selección de personal para las vacantes laborales que posee en sus plantas físicas; este proceso consta de tres etapas:

1.   Evaluación y diagnóstico de hojas de vida

2.   Evaluación de desempeño y competencias profesionales

3.    Prueba psicotécnica

Cada uno de los anteriores numerales posee un puntaje; y el promedio entre ellos le permite al aspirante ingresar o ser nombrado en el puesto al que se postuló. Teniendo como resultado promedio un puntaje superior a 60 (siendo el rango de puntajes de 0 a 100). En caso de que más de una persona tenga el mismo puntaje y se haya postulado para la misma vacante se debe tener en cuenta el puntaje mayor en el numeral 2 (Evaluación de desempeño y competencias profesionales), en caso de no mostrar diferencia seguir con el numeral 1 (Evaluación y diagnóstico de hojas de vida) y por último el numeral 3 (prueba psicotécnica) en caso de ser necesario; en ese orden de importancia.

Para cada planta se requiere una persona por vacante o puesto.

Los aspirantes son los siguientes: (nombre – vacante – puntajes respectivos)

Para la planta Ecopetrol Cartago:

Juan Velázquez – operario – 70, 50, 85

Erika Castillo – mantenimiento – 90, 70, 40

Rubén Ospina – operario – 65, 58, 99

Santiago Valdés – mantenimiento – 75, 87, 55

Para la planta Ecopetrol Medellín:

Felipe Marín – recursos humanos – 87, 60, 40

Rodolfo Girón – guardia – 60, 70, 59

Lucia Rojas – recursos humanos – 90, 56, 35

Jesica Vélez – guardia – 85, 50, 60

Para la planta Ecopetrol Bogotá:

Daniela Trujillo – recursos humanos – 80, 75, 90

Liliana García – administración – 70, 55, 60

Néstor Rodríguez – administración – 80, 74, 91

Mauricio Ramírez – mantenimiento – 90, 71, 39  

Laura Yepes – secretaria – 60, 59, 65

Se debe generar una base de datos en Excel con toda la información suministrada en el texto anterior, en la cual, el promedio de puntajes debe calcularse con el uso de la función SI para saber quién supera las pruebas y quién no; de la misma forma para saber quién obtiene mayor puntaje que otro aspirante.

Una vez conocidos los ganadores se debe generar una carta donde se le informa a las diferentes plantas el personal que se dirige hacia ella; donde se especifica la planta, la persona, el cargo y el puntaje. La cual se debe realizar por medio de una combinación de correspondencia ya que las cartas deben ser independientes por cada persona.

 (para la entrega del trabajo se deben entregar todos los archivos que soporten la realización del trabajo)

FUNCIÓN SI